COVID-19 Registratie

Achtergrond

Verpleeghuizen en instellingen voor Verstandelijk gehandicaptenzorg hebben te maken met cliënten bij wie sprake is van een (mogelijke) infectie met het Corona virus (COVID-19). Om te voorzien in het verzamelen van betrouwbare data ondersteunt Ysis hier een registratie van. Deze registratie is ontwikkeld samen met Verenso en specialisten ouderengeneeskunde. Voor de VG is deze data op dit moment alleen beschikbaar voor de eigen organisatie en zal wanneer er vraag komt vanuit een landelijke uitvraag hier wellicht in de toekomst ook ter beschikking gesteld worden.

Deze registratie maakt gebruik van een functionaliteit die wellicht onbekend is, de zogenaamde “onderzoeksschil”. Deze wordt normaliter gebruikt voor het ondersteunen van prospectieve onderzoeken

Op deze pagina is de werkwijze van deze registratie in Ysis beschreven. Voor algemene informatie over de te volgen werkwijze verwijzen wij graag naar de informatie van Verenso. De data zal worden geanalyseerd door onderzoekers van Amsterdam UMC en geanonimiseerd beschikbaar zijn voor VWS en Verenso. Uiteraard kunnen ook de instellingen zelf ‘real-time’ (en zonder extra kosten) alle data van de eigen instelling inzien en analyseren met behulp van ‘Ysis-Inzicht’.

Start van de registratie

Wanneer er door een gebruiker van de medische discipline in de decursus/verslaglegging ergens een term gebruikt wordt zoals “Corona” of “Covid” verschijnt de volgende pop-up:

Naar het te vullen formulier wordt automatisch geleid wanneer op wordt gedrukt. Naast het direct vullen van het formulier is het ook mogelijk om het invullen van het formulier te , bijvoorbeeld omdat er geen verdenking is. Ook kan ervoor gekozen worden het formulier in te vullen; er wordt nu ter herinnering een timeline item aangemaakt. Het formulier kan dan alsnog ingevuld worden wanneer het timeline item afgehandeld wordt via het vinkje.

Een ingevuld formulier is terug te vinden onder het tabblad “wetenschap” en kan ieder moment worden gewijzigd.

Registratieformulier (Initieel formulier)

Het formulier ziet er alsvolgt uit:

Datum verdenking: hier moet de datum ingevuld worden waarop voor het eerst de verdenking op COVID-19 plaatsvond.

De volgende velden kunnen gevuld worden:

    • De genoemde symptomen worden gescoord 
    • De temperatuur op het moment van onderzoek van de patiënt
    • Probleem / diagnose geeft drie opties:
      • Verdenking van COVID-19
      • COVID-19 bevestigd (middels test)
      • Geen COVID-19 verdenking (in het geval wel het formulier ingevuld is, maar er alsnog geen verdenking is)

      Bij verdenking op COVID-19 wordt automatisch een waarschuwing aangemaakt in het dossier van de patiënt. NB; indien de status wijzigt van ‘verdenking’ naar ’bewezen COVID-19″, wilt u dan het initiele formulier ook wijzigen en de waarschuwing aanpassen?

  • Bij het kopje “bijzonderheden” kan aangegeven worden welke behandeling is ingezet.

Nadat u het formulier heeft opgeslagen blijft deze bewerkbaar in het tabblad “wetenschap”. Het groene vinkje kan geselecteerd worden om het formulier te openen, dan is zichtbaar welke gegevens opgeslagen zijn. Door het aan te klikken wordt het formulier bewerkbaar.

N.b.: dit formulier is uitsluitend bedoeld voor registratie. Het vastleggen van het beloop kan op de gebruikelijke manier worden gedaan in Ysis. Ons advies is om daarvoor een episode “COVID-19” aan te maken, zodat deze episode gekoppeld kan worden aan de decursus/verslaglegging; bij start van de registratie is er aan de applicatiebeheerder van de organisatie verzocht om een voorgedefinieerde episode aan te maken met exact deze tekst voor de medische discipline. 

Omdat het in het geval van de COVID-19 registratie gaat om gepseudonimiseerde data is expliciete toestemming (opt-in) van de patiënt vooraf niet nodig. 

Indien een patiënt toch expliciet bezwaar maakt kan in het Wetenschap tabblad een ‘opt-out’ aangevinkt worden. Dan wordt de data verder niet verwerkt of aangeleverd.

Formulier “Follow-up” (formulier 2)

Vanaf het moment aangegeven is dat er sprake is van (verdenking op) COVID-19 en het initiële formulier is ingevuld zal na elke decursus een pop-up verschijnen met de vraag om het “follow-up” formulier in te vullen. Op deze manier kan er bij elke relevante wijziging in diagnostiek en/of klinisch beeld aangeven worden wat er is veranderd. Deze pop-up verschijnt tot er in het follow-up formulier aangegeven  wordt dat COVID-19 is uitgesloten, de cliënt is hersteld of de cliënt is overleden.

Wij zijn ons ervan bewust dat dit een extra registratielast met zich meebrengt. We doen dit omdat er een grote behoefte bestaat aan meer data. De data zal worden geanalyseerd door onderzoekers van Amsterdam UMC en geanonimiseerd beschikbaar zijn voor (o.a.) VWS en Verenso

Als er geen wijzigingen in diagnostiek of klinisch beeld, klik dan , als er wel relevante wijzigingen zijn klik dan .

Ook kan ervoor gekozen worden het formulier in te vullen; er wordt nu ter herinnering een timeline item aangemaakt. Het formulier kan dan alsnog ingevuld worden wanneer het timeline item afgehandeld wordt via het vinkje.

De volgende velden kunnen gevuld worden:

    • Diagnostiek: ingezet, bewezen of uitgesloten
    • Status: kies welke status van toepassing is. Als er gekozen wordt voor “klinisch verbeterd” of “klinisch verslechterd” dan wordt de vervolgvraag gesteld welke symptomen veranderd zijn. Hier zijn meerdere antwoorden mogelijk.
    • Bijzonderheden

Nu kan het formulier opgeslagen worden.

Als er is gekozen voor de opties “COVID -19 is uitgesloten”, “overleden in zorginstelling” of “overleden in ziekenhuis” zal bij een volgende decursus geen pop-up meer verschijnen.

Bij de andere opties zal bij een volgende decursus wel opnieuw de pop-up verschijnen.

In het tabblad “wetenschap” zijn alle ingevulde formulieren te bekijken en eventueel te wijzigen.